Al margen un sello con el Escudo Nacional, que dice: Estados Unidos Mexicanos.- Secretaría de Hacienda y Crédito Público.- Comisión Nacional de Seguros y Fianzas.
Asunto: Comité Evaluador de Riesgos y Garantías de Fianzas.- Se dan a conocer medidas para su constitución y operación.
A las instituciones de fianzas:
Esta Comisión Nacional de Seguros y Fianzas ha considerado que es necesaria la adopción de medidas que procuren el otorgamiento de fianzas a proyectos que sean viables y en los que las garantías de respaldo sean objetivamente recuperables. Asimismo, este organismo considera que no basta con obtener una suficiencia cuantitativa de las garantías para el sano desarrollo de la actividad afianzadora, sino que además, es indispensable que las mismas sean efectivamente recuperables, a fin de reducir el riesgo de insolvencia de las instituciones de fianzas que afecte los intereses de los beneficiarios.
Además de apoyarse en la técnica propia de su operación, con el propósito de mantener solvencia y solidez financiera, las instituciones de fianzas, para estar en posibilidad de cumplir con sus compromisos con el usuario y para el adecuado desarrollo de la actividad afianzadora, deben garantizar que el personal que participa en sus distintas etapas tenga claramente definida su función y responsabilidad, sujetándose en todo momento a las políticas y procedimientos de la institución, así como a la normatividad aplicable.
Estas medidas tienen como objetivo establecer un Comité Evaluador de Riesgos y Garantías de Fianzas donde se analicen y discutan las solicitudes de fianzas y se aprueben las mismas, integrándose además los expedientes respectivos.
En virtud de lo anterior y con fundamento en lo dispuesto por los artículos 117 y la fracción IV del 68 de la Ley Federal de Instituciones de Fianzas, esta Comisión ha tenido a bien expedir las siguientes:
PRIMERA.- Las presentes medidas tienen por objeto establecer lineamientos mínimos que deberán observar las instituciones de fianzas en el desarrollo de su actividad, para la suscripción de fianzas y la obtención de garantías cuya recuperación sea asequible y suficiente, así como para delimitar las distintas funciones y responsabilidades de los órganos sociales, áreas y personal involucrado en dicha actividad, propiciar la creación de mecanismos de control tanto en el otorgamiento de la fianza cuyo monto implique una responsabilidad considerable para la compañía, así como en la obtención de las garantías de recuperación que las respalden.
SEGUNDA.- Las instituciones deberán delimitar las distintas funciones y responsabilidades en el desarrollo de la actividad, asignando cuando menos las siguientes:
I.- El establecimiento de estrategias, políticas y procedimientos de suscripción de fianzas, así como de calificación de sus garantías;
II.- La promoción y suscripción de fianzas;
III.- El control y revisión del cumplimiento de las normas, políticas y procedimientos de suscripción de fianzas y de obtención de garantías;
IV.- La evaluación y seguimiento del riesgo de la suscripción de fianzas, acorde con las estrategias que se hayan determinado;
V.- La recuperación de las garantías;
VI.- La implantación de sistemas de información de fianzas, y
VII.- La integración de expedientes de fianzas y garantías.
TERCERA.- El consejo de administración de cada institución aprobará, a propuesta de su director general, las estrategias, políticas y procedimientos para la evaluación del riesgo de suscripción de fianzas, para la calificación de las garantías de respaldo, para el seguimiento de la suficiencia y calidad de las garantías, así como para su recuperación, los cuales deberán estar debidamente sustentados en estudios objetivos de riesgo que sometan a su consideración, de conformidad con lo previsto en las "Reglas para Fijar el Límite Máximo de Retención de las Instituciones de Fianzas", emitidas por la Secretaría de Hacienda y Crédito Público el 11 de mayo de 1998 y publicadas en el Diario Oficial de la Federación del 4 de junio de 1998.
El consejo deberá revisar las citadas estrategias, políticas y procedimientos por lo menos una vez al año.
Las instituciones deberán contar con un Manual de Suscripción de Fianzas y Obtención de Garantías en que se contengan las citadas políticas y procedimientos, y los criterios sobre los límites de responsabilidades asumidas, a nivel fianza o coafianzamiento, por ramo, subramo y fiado, así como, en su caso por algún otro factor que se considere relevante y cuyo otorgamiento sea necesario someter a la aprobación del Comité a que se refiere la quinta de estas medidas.
El Manual de Suscripción de Fianzas y Obtención de Garantías incluirá también la metodología y procedimiento que emplearán para fijar el límite máximo de responsabilidades por fiado que conforme a las "Reglas para Fijar el Límite Máximo de Retención de las Instituciones de Fianzas", deberán someter a registro de esta Comisión.
El Manual deberá ser aprobado por el consejo de administración a propuesta del director general de la institución; y una vez aprobado deberá presentarse a la Comisión Nacional de Seguros y Fianzas.
CUARTA.- En el Manual de Suscripción de Fianzas y Obtención de Garantías se contendrán las diversas funciones a desarrollar en la actividad afianzadora, así como los órganos sociales, áreas y personal responsable de ejecutar cada una de dichas funciones.
El director general de la institución será el responsable de la adecuada implantación del Manual, así como de la debida aplicación de las estrategias relacionadas con la actividad afianzadora.
QUINTA.- La suscripción de fianzas será responsabilidad del consejo de administración, quien podrá delegar dicha función en el Comité Evaluador de Riesgos y Garantías de Fianzas, sin perjuicio de que el Consejo ejerza esa responsabilidad directamente. En el Manual de Suscripción de Fianzas y Obtención de Garantías se deberán contener las facultades que se otorguen al Comité, en materia de suscripción de fianzas y calificación de garantías, así como la estructura, funcionamiento del mismo y las disposiciones que se establecen en estas medidas.
SEXTA.- En el Comité Evaluador de Riesgos y Garantías de Fianzas podrán participar los funcionarios que cuenten con facultades para suscribir fianzas y los que de acuerdo con sus funciones participen en la suscripción de fianzas, y en la evaluación y seguimiento de riesgos.
El número de miembros del Comité será impar, no pudiendo ser menor a tres miembros y podrán participar en el mismo integrantes del consejo de administración de la institución de fianzas.
Los integrantes del Comité Evaluador de Riesgos y Garantías de Fianzas se excusarán de participar en las deliberaciones y toma de decisiones del Comité, cuando tengan algún interés respecto del beneficiario de las fianzas sometidas a su evaluación.
El Comité podrá crear subcomités regionales, señalándoles reglas para su integración, operación y montos y tipos de fianzas que deberán evaluar, sujetándose a los lineamientos establecidos en estas medidas. Para que el Comité Evaluador de Riesgos y Garantías de Fianzas pueda sesionar válidamente requerirá la presencia de la mitad de sus miembros más uno.
SEPTIMA.- Las resoluciones del Comité Evaluador de Riesgos y Garantías de Fianzas se harán constar en un acta o minuta de la sesión que corresponda o en la carátula de suscripción, misma que deberá estar suscrita por los miembros asistentes a la sesión respectiva. Asimismo, los documentos mediante los que internamente se apruebe la emisión de las fianzas, en ejecución del acuerdo del Comité, deberán ser firmados por el funcionario facultado, conforme lo establezca el Manual.
El área responsable del otorgamiento de fianzas deberá concentrar las actas y documentos referidos en el párrafo anterior, los cuales deberán estar a disposición del auditor interno, del auditor externo y de las autoridades competentes. Lo anterior, sin perjuicio de que, conforme al Manual, copia de tales actas y documentos deban hacerse llegar a otras áreas de la institución.
OCTAVA.- Las áreas de promoción o venta de fianzas dentro de la institución serán, preferentemente, las encargadas de presentar las solicitudes de expedición de fianzas al Comité Evaluador de Riesgos y Garantías de Fianzas.
NOVENA.- La suscripción de las fianzas deberá necesariamente someterse a la aprobación del Comité Evaluador de Riesgos y Garantías de Fianzas, cuando su monto sea igual o superior a los parámetros que fije por lo menos anualmente la institución de fianzas, los cuales deberá comunicar a la Comisión Nacional de Seguros y Fianzas durante los primeros veinte días naturales del mes de febrero, y las modificaciones que se realicen durante el año deberán ser comunicadas dentro de los diez días naturales siguientes.
La suscripción de endosos de aumento de suma afianzada será sometida a la aprobación del Comité, cuando la suscripción de la póliza de fianza cuyo importe se pretenda incrementar hubiere sido aprobada por el Comité, o cuando en virtud del aumento la responsabilidad total asumida ascienda a un monto cuyo afianzamiento deba ser conocido por el mismo.
Los montos que establezca la institución de fianzas operarán para efectos de estas medidas como una sola responsabilidad, aun cuando se otorguen varias pólizas de fianzas, en los términos establecidos por el artículo 20 de la Ley Federal de Instituciones de Fianzas.
El Comité deberá ser informado de la reducción de sumas afianzadas bajo pólizas, cuya suscripción hubiere aprobado, así como de la cancelación de esas pólizas de fianza. Cualquier línea de afianzamiento superior al monto a que se refiere el primer párrafo de esta medida deberá ser aprobada por el Comité, especificando los límites por cada tipo de fianza.
El Comité al aprobar la suscripción de fianzas, líneas de afianzamiento, coafianzamientos o tomar reafianzamiento, deberá vigilar que no se rebasen los límites máximos de retención por fiado que tenga establecidos.
El director general informará al Comité la relación de funcionarios y mandatarios autorizados para suscribir fianzas y los montos que tengan autorizados, dicha información deberá mantenerse actualizada.
DECIMA.- Las instituciones deberán establecer métodos de evaluación para aprobar y otorgar los distintos tipos de fianzas, debiendo observar en todo caso, según corresponda, lo siguiente:
I.- Ninguna fianza podrá pasar a la etapa de análisis y evaluación, sin que se cuente con la información y documentación mínima que se haya establecido en el Manual de Suscripción de Fianzas y Obtención de Garantías y en las disposiciones aplicables;
II.- La evaluación deberá considerar, cuando menos:
i) La viabilidad del negocio a afianzar;
ii) La garantía o garantías de recuperación;
iii) La exposición a riesgo por la acumulación de responsabilidades por fiado;
iv) La solvencia del solicitante de la fianza o de los obligados solidarios y, en su caso, solicitar sus flujos futuros de efectivo;
v) La relación entre el ingreso del posible fiado y el pago de la obligación principal, en su caso, y la relación entre dicho pago y el monto de la fianza;
vi) La posible existencia de riesgos comunes por asumir una misma responsabilidad en términos del artículo 20 de la Ley Federal de Instituciones de Fianzas;
vii) La determinación de una calificación de riesgo conforme a la experiencia de la institución afianzadora y a la del sistema afianzador mexicano, salvo cuando se trate de empresas fiadas nuevas, y
viii) En todo caso y según se trate, la razonabilidad de los estados financieros y sus dictámenes, de la relación de bienes patrimoniales y, en general, de la información y documentación presentada por el posible fiado y obligados solidarios.
III.- En el caso de fianzas con garantías reales de recuperación, se revisará el estado físico, la situación jurídica y los seguros del bien de que se trate, si existen, así como las circunstancias de mercado, considerando una estimación del valor del bien objeto de la garantía. Asimismo, tratándose de garantías personales, se evaluará al garante como a cualquier otro fiado;
IV.- Los modelos de contratos y demás instrumentos jurídicos que documenten las operaciones, deberán ser aprobados por el área jurídica de la institución de fianzas, y
V.- Cualquier cambio significativo a los términos y condiciones que hubieren sido pactados en una fianza, será motivo de una nueva evaluación y aprobación, debiéndose seguir al efecto, los procedimientos contenidos en el Manual de Suscripción de Fianzas y Obtención de Garantías.
DECIMA PRIMERA.- Las instituciones llevarán a cabo una función de contraloría de garantías de recuperación, asignada a un área que no podrá participar en ninguna etapa de la actividad afianzadora. Esta área de contraloría normativa y su función dependerá del consejo de administración y su actividad principal deberá estar orientada a la calificación y vigilancia de las garantías de recuperación. El titular de la contraloría normativa podrá ser un consejero delegado del consejo de administración.
DECIMA SEGUNDA.- La contraloría normativa contará, entre otras responsabilidades, con las siguientes:
I. Verificar el cumplimiento de todos y cada uno de los requerimientos establecidos en el Manual de Suscripción de Fianzas y Obtención de Garantías, así como de los límites establecidos de conformidad con las "Reglas para Fijar el Límite Máximo de Retención de las Instituciones de Fianzas";
II. Comprobar que las garantías de recuperación que se acepten se documenten en los términos y condiciones que al efecto hubieren sido aprobadas por la institución, respetando las disposiciones legales y administrativas aplicables;
III. Cerciorarse que las áreas correspondientes den seguimiento individual y permanente a cada una de las fianzas de la institución sujetas a la aprobación del Comité Evaluador de Riesgos y Garantías de Fianzas y, en su caso, se cumpla con las distintas etapas que al efecto establezca el Manual de Suscripción de Fianzas y Obtención de Garantías durante la vigencia de las mismas;
IV. Corroborar la entrega en tiempo y forma de los diversos archivos, reportes e informes entre los distintos funcionarios, áreas y órganos sociales involucrados en la actividad de suscripción de fianzas y aprobación de garantías de recuperación de la institución, así como a las autoridades competentes;
V. Verificar que la suscripción de las fianzas se esté desarrollando, en lo general, conforme a las políticas y procedimientos establecidos en el Manual de Suscripción de Fianzas y Obtención de Garantías y a la normatividad aplicable, así como el que los funcionarios, empleados y agentes de la institución de que se trate, en lo particular, estén cumpliendo con las responsabilidades encomendadas, sin exceder las facultades que les fueron delegadas;
VI. Revisar que la calificación de las garantías se realice de acuerdo a la normatividad aplicable, al Manual de Suscripción de Fianzas y Obtención de Garantías de la institución, así como a la metodología y procedimientos determinados por el Comité Evaluador de Riesgos y Garantías de Fianzas;
VII. Realizar revisiones a los sistemas de información de fianzas, y
VIII. Comprobar que exista un adecuado control y seguimiento de los expedientes de fianzas, dentro del área designada para tal efecto. La contraloría normativa informará cuatrimestralmente al consejo de administración, a la dirección general y al Comité Evaluador de Riesgos y Garantías de Fianzas sobre las desviaciones que detecte con respecto a las políticas, procedimientos y normatividad vigente en materia de suscripción de fianzas y calificación de garantías. Dichos informes deberán estar a disposición del auditor interno, del auditor externo y de las autoridades competentes.
DECIMA TERCERA.- Las instituciones contarán con sistemas de información de la situación de las fianzas otorgadas, los cuales deberán:
I. Permitir la debida interrelación e interfases automatizadas entre las distintas áreas que participan en el proceso de suscripción de fianzas y calificación de garantías;
II. Generar reportes confiables, evitar entradas múltiples y la manipulación de datos, así como permitir la conciliación automática, oportuna y transparente de la contabilidad;
III. Mantener controles adecuados que procuren su seguridad tanto física como lógica, así como medidas para la recuperación de la información en casos de contingencia, y
IV. Proporcionar la información necesaria para la toma de decisiones en materia de suscripción de fianzas y calificación de garantías, por parte del director general y el Comité Evaluador de Riesgos y Garantías de Fianzas.
DECIMA CUARTA.- Con motivo de la suscripción de fianzas o coafianzamiento, las instituciones deberán integrar y conservar un expediente único por cada fiado en donde se contenga, entre otros, la documentación e información siguiente:
I. Solicitud o contrato solicitud de fianza;
II. Copias cotejadas por la institución de:
i) Escrituras constitutivas del fiado y obligado solidario y modificaciones a las mismas, tratándose de personas morales, debidamente inscritas en el Registro Público de la Propiedad y del Comercio o los documentos y requisitos equivalentes en el extranjero;
ii) Escrituras de otorgamiento de poderes por los fiados en favor de las personas que suscriban los contratos, y
iii) Escrituras de otorgamiento de poderes por los obligados solidarios a favor de las personas que los representen, en su caso;
III. Estados financieros dictaminados de los dos últimos ejercicios, en su caso, incluyendo relaciones analíticas o notas aclaratorias de los principales renglones, cuando el fiado u obligado solidario sea una persona moral;
IV. En caso de que no se puedan obtener los estados financieros a que se refiere la fracción anterior, deberán obtenerse estados financieros internos con firma autógrafa del representante legal, incluyendo relaciones analíticas o notas aclaratorias de los principales renglones, con una antigüedad no mayor a un año;
V. Estado de situación patrimonial con antigüedad no mayor a un año que incluya pasivos, emitidos por fiados u obligados solidarios, cuando se trate de personas físicas;
VI. Documento fehaciente en el que se haya hecho constar la constitución de las garantías de recuperación que las instituciones de fianzas están obligadas a obtener en términos de la ley;
VII. Copia simple del documento o proyecto de documento en que consta la obligación principal;
VIII. Estimaciones actualizadas de los bienes que garanticen la recuperación;
IX. Certificados de libertad o existencia de gravámenes de las garantías;
X. Reportes sobre la verificación de la existencia, legitimidad, valor y demás características de las garantías;
XI. Pólizas de seguros que, en su caso, amparen las garantías en favor del fiado u obligado solidario, vigentes durante la duración de la fianza;
XII. Análisis de viabilidad de la recuperación de las garantías;
XIII. Autorización del convenio judicial, en su caso;
XIV. Identificación e integración del grupo económico al que pertenezca el fiado, en su caso;
XV. Correspondencia, en su caso, con el fiado y obligado solidario, como cartas, telegramas y otros, y
XVI. Documento en el que se haya hecho constar la autorización de la suscripción de la fianza por el Comité Evaluador de Riesgos y Garantías de Fianzas, cuando así corresponda. Los documentos a que se refiere la presente medida podrán ser guardados en medios magnéticos por la institución de fianzas, cuando ésta no requiera conservarlos conforme a alguna disposición legal.
DECIMA QUINTA.- Cuando las instituciones de fianzas tengan conocimiento de fiados que mantengan nexos patrimoniales o de responsabilidad que formen parte de un grupo económico, el expediente que se les asigne deberá conjuntarse con los de aquellas personas que integren el referido grupo.
DECIMA SEXTA.- Las instituciones deberán designar personal responsable de integrar y actualizar los expedientes, así como de controlar el servicio de consulta de los mismos.
DECIMA SEPTIMA.- Las instituciones instrumentarán un mecanismo de control y verificación que permita detectar documentación e información faltante en los expedientes de las fianzas y garantías.
DECIMA OCTAVA.- Para desarrollar la actividad afianzadora, las instituciones deberán contar para cada una de las etapas, con procesos administrativos adecuados y preferentemente sistemas computacionales, que permitan el logro de sus objetivos en materia de suscripción de fianzas y calificación de garantías, ajustándose a las presentes medidas, así como a las políticas y procedimientos establecidos en el Manual de Suscripción de Fianzas y Obtención de Garantías. Las instituciones deberán desarrollar y aplicar, según corresponda, sistemas y procedimientos de prevención de riesgos de operación, así como de fraudes.
DECIMA NOVENA.- Las instituciones deberán contar con mecanismos que les permitan asegurarse de la solvencia moral y capacidad técnica del personal involucrado en la actividad afianzadora, así como desarrollar programas anuales de capacitación.
VIGESIMA.- Los agentes, empleados, funcionarios y consejeros tendrán prohibido participar en el proceso de calificación de garantías y en las sesiones del Comité Evaluador de Riesgos y Garantías de Fianzas, a propósito de fianzas que les representen un conflicto de intereses.
VIGESIMA PRIMERA.- El área jurídica deberá ser independiente de las áreas de suscripción de fianzas y calificación de garantías.
VIGESIMA SEGUNDA.- La Comisión Nacional de Seguros y Fianzas podrá solicitar a las instituciones la información que estime conveniente, con el objeto de verificar el cumplimiento de lo dispuesto en las presentes medidas.
VIGESIMA TERCERA.- La falta de observancia de las presentes medidas puede generar una responsabilidad de carácter administrativo para las instituciones de fianzas en los términos de la fracción XX del artículo 111 de la Ley Federal de Instituciones de Fianzas, así como responsabilidades administrativas y penales para sus funcionarios y empleados, según lo dispuesto por la fracción VI del artículo 112 bis 2 y demás relativos de dicha ley, toda vez que el otorgamiento de fianzas sin recabar las garantías suficientes puede dejar a las instituciones sin posibilidades de obtener recuperación, produciendo consecuentemente una afectación patrimonial para ellas.
VIGESIMA CUARTA.- Las presentes medidas no serán aplicables a las fianzas exceptuadas de la obtención de garantías suficientes y comprobables a que se refiere el artículo 22 de la Ley Federal de Instituciones de Fianzas.
VIGESIMA QUINTA.- Las instituciones de fianzas que asuman responsabilidades mediante reafianzamiento de otras instituciones de fianzas autorizadas para operar en el país, deberán recabar de la fiadora directa la declaración de que ésta expidió la fianza con sujeción a los criterios contenidos en el Manual de Suscripción de Fianzas y Obtención de Garantías presentado a la Comisión Nacional de Seguros y Fianzas.
UNICA.- La presente Circular sustituye y deja sin efecto a la diversa F-2.3 de 15 de septiembre de 1998 y entra en vigor al día siguiente de su publicación en el Diario Oficial de la Federación. Lo anterior se hace de su conocimiento con fundamento en los artículos 108 fracción IV de la Ley General de Instituciones y Sociedades Mutualistas de Seguros, y 68 fracción VI de la Ley Federal de Instituciones de Fianzas y de conformidad con el Acuerdo por el que la Junta de Gobierno de la Comisión Nacional de Seguros y Fianzas, delega en el presidente la facultad de emitir las disposiciones necesarias para el ejercicio de las facultades que la ley le otorga a dicha Comisión, y para el eficaz cumplimiento de la misma y de las reglas y reglamentos, emitido el 2 de diciembre de 1998 y publicado en el Diario Oficial de la Federación el 4 de enero de 1999.
Atentamente Sufragio Efectivo. No Reelección. México, D.F., a 23 de agosto de 1999.- El Presidente de la Comisión Nacional de Seguros y Fianzas, Manuel S. Aguilera Verduzco.- Rúbrica.