CIRCULAR F-12.2

Mediante la cual se dan a conocer a las instituciones de fianzas, sociedades de auditoría externa y auditores externos actuariales, las disposiciones de carácter general sobre los requisitos para ser auditor externo actuarial, las características de su función, así como la forma y términos en la que deberán realizar sus informes sobre la situaci ón y suficiencia de las reservas técnicas de las instituciones de fianzas.



Al margen un sello con el Escudo Nacional, que dice: Estados Unidos Mexicanos.- Secretaría de Hacienda y Crédito Público.- Comisión Nacional de Seguros y Fianzas.

CIRCULAR F-12.2

Asunto: AUDITORES EXTERNOS ACTUARIALES.- Disposiciones de carácter general sobre su registro, funciones y forma y términos para la presentación de sus informes.

A las instituciones de fianzas,
a las sociedades de auditoría externa
y a los auditores externos actuariales.

Esta Comisión con fundamento en los artículos 65 párrafos quinto, sexto, séptimo y octavo y 67 de la Ley Federal de Instituciones de Fianzas, que establecen que esas instituciones deberán obtener el dictamen de un actuario independiente sobre la situación y suficiencia de las reservas de carácter técnico que las mismas deben constituir de acuerdo a lo dispuesto en dicha ley, y que dicho actuario independiente deberá obtener el registro correspondiente ante este Organismo, ha resuelto emitir las siguientes:

DISPOSICIONES DE CARACTER GENERAL SOBRE LOS REQUISITOS PARA SER AUDITOR EXTERNO ACTUARIAL, LAS CARACTERISTICAS DE SU FUNCION, ASI COMO LA FORMA Y TERMINOS EN LA QUE DEBERAN REALIZAR SUS INFORMES SOBRE LA SITUACION Y SUFICIENCIA DE LAS RESERVAS TECNICAS DE LAS INSTITUCIONES DE FIANZA

PRIMERA.- Las instituciones de fianzas deberán contratar, para dictaminar la situación y suficiencia de sus reservas técnicas, directamente o a través de una sociedad de auditoría externa, los servicios de un auditor externo actuarial (en lo sucesivo, auditor externo), que cumpla con los requisitos establecidos en la Ley Federal de Instituciones de Fianzas y en la presente Circular.

SEGUNDA.- Las instituciones de fianzas deberán presentar a esta Comisión, a más tardar el 30 de septiembre de cada aņo, copia certificada por el secretario de su consejo de administración del acuerdo en el que se haya aprobado l a contratación de los servicios de auditoría externa y fotocopia del contrato de prestación de servicios celebrado.

Cuando el auditor externo que se contrate, sea diferente al que realizó la auditoría del aņo inmediato anterior, la institución de fianzas, deberá exponer las razones que motivan tal contratación. En este caso, esta Comisión podrá realizar las consultas con el auditor externo correspondiente.

TERCERA.- El auditor externo deberá proporcionar a esta Comisión, dentro de los 30 días hábiles siguientes a la celebración del contrato de prestación de servicios con la institución de fianzas, un programa de auditoría detallado al que se sujetará, que contenga la descripción de los procedimientos generales que utilizará para realizar dicha auditoría.

El programa de auditoría deberá comprender al menos, lo siguiente:

CUARTA.- El auditor externo de instituciones de fianzas, deberá reunir los siguientes requisitos:

QUINTA.- El auditor externo no podrá dictaminar sobre la situación y suficiencia de las reservas técnicas de la misma institución de fianzas, por más de cinco aņos consecutivos, pudiendo ser designado nuevamente después de una interrupción mínima de dos aņos.

Asimismo, se deberá rotar, a juicio del auditor externo designado para la dictaminación, al personal involucrado en la práctica de la auditoría.

SEXTA.- El auditor externo que vaya a dictaminar sobre la situación y suficiencia de las reservas técnicas de instituciones de fianzas, deberá a la fecha de celebración del contrato de prestación de servicios y durante el desarrollo de la auditoría, cumplir con los requisitos siguientes:

SEPTIMA.- Los interesados en obtener el registro de auditor externo de las instituciones de fianzas deberán presentar ante esta Comisión, la solicitud respectiva en el formato que se adjunta a esta Circular, acompaņada de la siguiente documentación:

OCTAVA.- El registro del auditor externo actuarial ante esta Comisión quedará formalizado mediante la expedición de una cédula con vigencia indefinida, en tanto dicho registro no le sea revocado por esta Comisión. Para la obtención de dicha cédula el auditor externo deberá dar cumplimiento, a satisfacción de este Organismo, a lo establecido en las disposiciones cuarta, quinta, sexta y séptima de la presente Circular y estará obligado a notificar por escrito cualquier modificación a los datos proporcionados, a fin de mantener actualizado el registro.

NOVENA.- Dentro del plazo a que se refiere la disposición tercera de esta Circular, el auditor externo deberá manifestar expresamente a esta Comisión, bajo protesta de decir verdad, que cumple con los requisitos previstos en los numerales, 4, 5 y 6 de la disposición cuarta, y con los seņalados en la disposición sexta de esta Circular.

DECIMA.- Si el auditor externo deja de cumplir alguna de las obligaciones o de satisfacer alguno de los requisitos establecidos en esta Circular, si sus dictámenes no reúnen las características de alcance y calidad suficientes o cuando el contenido de sus dictámenes o informes sean inexactos, por causa de negligencia o dolo, o si incurre en faltas graves en el ejercicio de su actividad, a juicio de esta Comisión, la misma procederá previa audiencia a que se refiere la disposición décima segunda de la presente Circular, a suspender o cancelar el registro respectivo. Asimismo, esta Comisión informará al Colegio Profesional al que pertenezca el auditor externo, a la Secretaría de Hacienda y Crédito Público y a la Comisión Nacional del Sistema de Ahorro para el Retiro, las resoluciones definitivas que adopte conforme a esta disposición.

DECIMA PRIMERA.- Esta Comisión podrá ordenar a la institución de fianzas, la sustitución del auditor externo respectivo, cuando se dejen de cumplir los requisitos que prevé esta Circular.

DECIMA SEGUNDA.- La instauración de un procedimiento vi nculado a las resoluciones a que se refieren las disposiciones décima y décima primera, será comunicado por esta Comisión a la institución de fianzas y al auditor externo respectivo, exponiendo los hechos y argumentos en que funde sus resoluciones. Los interesados podrán exponer lo que a su derecho convenga, dentro de un plazo de 10 días hábiles, contado a partir de la fecha en que hayan recibido la notificación correspondiente. Para tales efectos, esta Comisión escuchará la opinión del cuerpo colegiado de la especialidad al que pertenezca el auditor externo, la cual deberá ser expresada dentro de los 10 días hábiles siguientes a aquel en que haya expirado el plazo antes mencionado.

DECIMA TERCERA.- La realización del trabajo de auditoría, se deberá apegar a las disposiciones emitidas por esta Comisión, a los procedimientos específicos que atiendan a las características particulares de operación de las instituciones de fianzas y a los estándares de práctica actuarial que al efecto seņale la propia Comisión mediante disposiciones de carácter general. Esta Comisión podrá establecer requerimientos adicionales que deban satisfacer las auditorías externas actuariales, ya sea de manera general o atendiendo a la problemática particular que presente una institución de fianzas.

DECIMA CUARTA.- En todo caso, cuando en el curso de la auditoría, el auditor externo conozca de irregularidades que, con base en su juicio profesional, puedan poner en peligro la estabilidad, liquidez y/o solvencia de la institución de fianzas, deberá presentar de inmediato al presidente del consejo de administración, a los comisarios, al contralor normativo y al auditor interno correspondientes, así como a esta Comisión, un informe detallado sobre la situación observada.

De la misma manera, cuando el auditor externo conozca de irregularidades en la contabilidad y administración que impidan y dificulten notablemente conocer la verdadera situación financiera y actuarial de las reservas técnicas de la institución de fianzas, deberá proceder conforme al párrafo anterior.

Asimismo, cuando el auditor externo conozca de la práctica de operaciones prohibidas conforme a lo dispuesto por el artículo 60 de la Ley Federal de Instituciones de Fianzas, o la actualización de alguno de los supuestos a que se refiere el artículo 105 de dicho ordenamiento jurídico, así como la realización de operaciones que se aparten de lo establecido en el artículo 16 de la ley antes citada, deberá proceder conforme a lo seņalado en el párrafo primero de esta disposición.

Con independencia de que esta Comisión con el acuerdo de su Junta de Gobierno adopte alguna de las medidas previstas por el artículo 82 de la Ley Federal de Instituciones de Fianzas, el incumplimiento a lo establecido en la presente disposición dará lugar, en términos de la disposición décima de esta Circular, a la cancelación del registro otorgado por esta Comisión, sin perjuicio de las responsabilidades en que el auditor pudiese incurrir conforme a las normas aplicables.

DECIMA QUINTA.- Los auditores externos deberán verificar en todo momento, el correcto apego a las disposiciones legales y administrativas vigentes para la valuación, constitución, incremento y suficiencia de las reservas técnicas de la institución de fianzas.

DECIMA SEXTA.- Las instituciones de fianzas deberán presentar a esta Comisión, dentro de los 60 días naturales siguientes al cierre del ejercicio en cuestión, el dictamen del auditor externo actuarial.

En caso de que el día límite para la entrega sea inhábil, se considerará como fecha límite el día hábil inmediato siguiente. En caso de que el contenido del dictamen no cumpla con lo establecido en la presente Circular, será devuelto a la institución de fianzas y se considerará como no entregado.

El dictamen actuarial sobre la situación y suficiencia de las reservas técnicas deberá integrarse conforme se indica a continuación:

Dicha información deberá corresponder a los siguientes aspectos relacionados con la auditoría realizada:

En el caso de las operaciones de reafianzamiento cedido, el dictamen deberá referirse a los siguientes aspectos:

DECIMA SEPTIMA.- Las instituciones de fianzas deberán presentar a esta Comisión, dentro de los 90 días naturales siguientes al cierre del ejercicio en cuestión, el informe actuarial.

En caso de que el día límite para la entrega sea inhábil, se considerará como fecha límite el día hábil inmediato siguiente. En caso de que el contenido del informe actuarial no cumpla con lo establecido en la presente Circular, será devuelto a la institución de fianzas y se considerará como no entregado.

El informe actuarial deberá constar de la información a detalle, sobre las irregularidades detectadas. Dicho informe deberá incorporar una verificación de los cálculos a nivel fianza cuando por la naturaleza de las citadas irregularidades, dicha verificación sea necesaria para conocer el monto o im pacto de la irregularidad, en los casos en que se deban verificar los cálculos a nivel fianza.

Este informe deberá realizarse considerando los elementos que a continuación se mencionan:

DECIMA OCTAVA.- Los auditores externos deberán conservar por un plazo mínimo de cinco aņos la documentación y papeles de trabajo que soporten el dictamen actuarial de la auditoría externa. Durante el transcurso de la auditoría y dentro del mencionado plazo de cinco aņos, los auditores externos estarán obligados a mostrar, a petición expresa de esta Comisión, los mencionados documentos y papeles de trabajo.

En su caso, dichos documentos serán revisados conjuntamente con el auditor externo, para lo cual la propia Comisión podrá requerir su presencia a fin de que éste le suministre o amplíe los informes o elementos de juicio que sirvieron de base para la formulación de su opinión.

DECIMA NOVENA.- La información a que se refiere la disposición décima sexta de esta Circular, deberá ser pres entada a esta Comisión en medios electrónicos mediante el Sistema de Auditores Externos Actuariales (SAEA), y sujetándose al Manual de Usuario correspondiente y a la versión vigente del seņalado sistema que esta Comisión dará a conocer a las instituciones de fianzas mediante disposiciones de carácter general.

La entrega de la información seņalada en la presente disposición, conteniendo los archivos generados por el SAEA, se realizará en las oficinas de la Dirección General de Informática de esta Comisión, ubicadas en avenida Insurgentes Sur 1971, Torre 2 Norte, 1er. piso, col onia Guadalupe Inn, código postal 01020, de lunes a viernes, de 9:00 a 14:00 y de 15:00 a 18:00 horas, dentro de los periodos seņalados en cada caso.

VIGESIMA.- Si como resultado de la auditoría actuarial externa se determinan excedentes y/o insuficiencias relevantes en las reservas técnicas, las instituciones de fianzas estarán obligadas a realizar los movimientos contables necesarios, con el propósito de que sus estados financieros reflejen en todo momento los saldos auditados de las reservas técnicas, constituidas conforme a los procedimientos técnicos , legales y administrativos vigentes.

VIGESIMA PRIMERA.- Las instituciones de fianzas deberán revelar en la publicación anual que efectúen de sus estados financieros, el nombre del auditor externo que haya dictaminado sus reservas técnicas.

VIGESIMA SEGUNDA.- La información solicitada en esta Circular es la mínima, por lo que su contenido no es limitativo en relación al alcance y profundidad que el auditor externo juzgue pertinente.

TRANSITORIAS

PRIMERA.- La presente Circular entrará en vigor al día siguiente de su publicación en el Diario Oficial de la Federación y sustituye y deja sin efectos a la diversa F-12.2 del 16 de diciembre de 1998.

SEGUNDA.- La certificación del auditor externo a que se refieren las disposiciones cuarta y séptima de la presente Circular, será exigible a partir del 1 de enero de 2004, de conformidad con lo dispuesto por el artículo segundo transitorio, párrafo segundo, del Decreto por el que se reforman, adicionan y derogan diversas disposiciones de la Ley General de Instituciones y Sociedades Mutualistas de Seguros y de la Ley Federal de Instituciones de Fianzas, publicado en el Diario Oficial de la Federación el 16 de enero de 2002.

TERCERA.- Las personas que, hasta el 31 de diciembre de 2003 soliciten por primera vez el registro de auditor externo ante esta Comisión, conforme a lo establecido en la Disposición séptima de esta Circular, y no cuenten con la certifica ción a que se refiere el numeral 2 de esa misma disposición, deberán presentar, además de la documentación e información que para dicho registro se establece en la presente Circular, copia certificada de la Cédula Profesional (anverso y reverso) expedida por la Secretaría de Educación Pública, que lo acredite como Actuario o Licenciado en Actuaría, y un examen de conocimientos sobre la operación de fianzas que pretenda auditar, con base en los lineamientos que en su momento emita la Comisión Nacional de Seguros y Fianzas.

En caso de los extranjeros, además de la documentación e información que para el citado registro se establece en la presente Circular y el examen de conocimientos seņalado, deberán demostrar que tienen permitido ejercer la profesión de actuario en México, de conformidad con lo previsto en los tratados internacionales aplicables o, cuando no hubiere tratado en la materia, que se haya sujetado a la reciprocidad en su lugar de residencia y cumplido los demás requisitos establecidos por las leyes mexicanas.

Para revalidar la cédula de auditor externo hasta el 31 de diciembre de 2003, se deberá acreditar ante esta Comisión, la actualización de conocimientos requeridos para continuar con la práctica de auditorías actuariales de reservas técnicas.

CUARTA.- Los auditores externos que cuenten con el registro ante esta Comisión a la fecha de entrada en vigor de la presente Circular o que adquieran su registro antes del primero de enero de 2004, deberán a más tardar el 30 de junio de 2004, comprobar que cuentan con la certificación o con la acreditación de conocimientos a que se refiere la disposición séptima numeral dos de la presente Circular.

QUINTA.- El plazo de cinco aņos a que se refiere la disposición quinta se computará a partir del 1 de enero de 1997.

Lo anterior se hace de su conocimiento con fundamento en los artículos 68 fracción VI de la Ley Federal de Instituciones de Fianzas; 108 fracción IV de la Ley General de Instituciones y Sociedades Mutualistas de Seguros y de conformidad con el Acuerdo por el que la Junta de Gobierno de la Comisión Nacional de Seguros y Fianzas delega en el presidente, la facultad de emitir las disposiciones necesarias para el ejercicio de las facultades que la ley le otorga a dicha Comisión y para el eficaz cumplimiento de la misma y de las reglas y reglamentos, emitido el 2 de diciembre de 1998 y publicado en el Diario Oficial de la Federación el 4 de enero de 1999.

Atentamente

Sufragio Efectivo. No Reelección.

México, D.F., a 19 de diciembre de 2003.- El Presidente de la Comisión Nacional de Seguros y Fianzas, Manuel S. Aguilera Verduzco.- Rúbrica.









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